Kompleksowy System Informacyjny (KSI) powstawał w Uniwersytecie Łódzkim przez niemal dziesięć lat, a jego pełne wdrożenie nastąpiło w 2014 roku. Teraz, w trudnym dla wszystkich czasie pandemii, pozwala nam zarządzać zdalnie uczelnią bez żadnych negatywnych skutków zarówno dla jakości, jak i tempa pracy. Mija drugi miesiąc, odkąd nie spotykamy się w budynkach. Bilans: kryzysów zero, wydajność 100%, konstruktywnych lekcji i nowych pomysłów – wiele. KSI wdrażamy obecnie również na Śląsku…

Reforma systemu zarządzania UŁ rozpoczęła się od decentralizacji zarządzania wprowadzonej uchwałą Senatu z dnia 23 listopada 2009 roku. Na jej mocy do dyspozycji dziekanów wydziałów zostały przekazane prawie wszystkie środki finansowe, którymi wcześniej dysponował rektor. Kolejnym kamieniem milowym w tym procesie było wprowadzenie systemu oceny pracowniczej w 2012 r. Natomiast elementem spajającym wszystkie te działania stało się wdrożenie i uruchomienie od 1 kwietnia 2014 r. KSI, który umożliwił, między innymi, szybkie pozyskiwanie wielu różnorodnych informacji ze wszystkich obszarów działalności uczelni. Wśród wielu pozytywnych skutków zastosowania tego systemu można chociażby wskazać istotne ułatwienie realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych i konstruowanie ich rzetelnych budżetów, m.in. w oparciu o precyzyjne wyliczanie kosztów pośrednich.

Efektem „ubocznym” wdrożenia KSI stała się konieczność sukcesywnej cyfryzacji większości realizowanych procesów i przenoszenia ich z obiegu tradycyjnego (papierowego) do obiegu elektronicznego.

Na bazie rozwijanego know-how i w oparciu o doświadczenia zdobywane w kolejnych latach stosowania systemu, w 2017 roku Uniwersytet Łódzki stworzył wraz z Uniwersytetem Opolskim konsorcjum, mające na celu dalszy rozwój KSI oraz narzędzi informatycznych obsługujących ten system. Uczelnię ze Śląska przekonały między innymi spore oszczędności finansowe oraz organizacyjne, jakie gwarantuje używanie tej innowacji, wpisującej się w nurt zmian zachodzących w zarządzaniu uniwersytetami w Unii Europejskiej (tzw. menedżeryzacja uczelni).

KSI składa się z dwóch w pełni ze sobą zintegrowanych części: podsystemu rachunkowości zarządczej oraz podsystemu rachunkowości finansowej. Umożliwia on uzyskiwanie szeregu szczegółowych danych analitycznych w ujęciu ex post i ex ante, np. takich jak koszty wynagrodzeń pracowników akademickich (zarówno miesięcznie, jak i godzinowe), koszty poszczególnych powierzchni: sal dydaktycznych, powierzchni biurowych, komercyjnych itp. (zarówno miesięcznie, jak i za godzinę lub za powierzchnię), koszty poszczególnych edycji pojedynczych kierunków studiów, koszty projektów badawczych itd. Upraszczając to w pewnym stopniu, można napisać, że KSI jest innowacyjną koncepcją zbierania danych finansowych i niefinansowych, a następnie prezentowania różnorodnych informacji w dowolnym przekroju analitycznym dla odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych.

Zastosowanie opisywanego systemu w praktyce wymaga odpowiedniego połączenia dwóch elementów, bez których niemożliwym byłoby jego wdrożenie i wykorzystanie. Po pierwsze są to ludzie – z jednej strony odpowiednio przeszkoleni pracownicy zajmujący się obsługą tego systemu, zbieraniem informacji i tworzeniem raportów zarządczych, z drugiej zaś odbiorcy tych informacji (np. dziekani, kierownicy jednostek administracyjnych) posiadający odpowiednią wiedzę zarządczą umożliwiającą analizę i interpretację otrzymanych informacji. Po drugie to system informatyczny – narzędzie techniczne, dzięki któremu możliwa jest cyfryzacja realizowanych procesów i przetwarzanie dużej ilości danych.

Zarówno na etapie wdrażania KSI, jak również później, gdy był on już stosowany w codziennej praktyce uczelni, władze UŁ konsekwentnie kładły duży nacisk na podnoszenie kompetencji osób wykorzystujących go w swojej codziennej pracy. Setki godzin szkoleń dla kierowników wszystkich szczebli zarządzania – począwszy od całego kolegium rektorskiego, a skończywszy na pracownikach administracyjnych na wydziałach. Specjalnie opracowane, dedykowane studia podyplomowe i wiele innych działań zmieniły w ostatnich latach kulturę organizacyjną UŁ. Można stwierdzić, że uczelnia przeszła z etapu administrowania do etapu zarządzania. Aspekty behawioralne są niewątpliwie najważniejszym elementem decydującym o sukcesie opisywanej strategii.

Drugi element sukcesu KSI – system informatyczny – jest chyba najbardziej widoczną w codziennej pracy zmianą dla każdego pracownika UŁ. Faktury zakupowe, wnioski socjalne, sprawy kadrowe, umowy o dzieło lub zlecenia, delegacje i wiele innych dokumentów; dzięki KSI w UŁ jeszcze przed pandemią wszystkie te procesy były wykonywane online.

Obecny czas i wynikające z niego trudności jedynie potwierdziły słuszność przyjętej ponad dekadę temu strategii daleko idącej informatyzacji uczelni. Dzięki wdrożeniu KSI pracownicy UŁ mają dzisiaj możliwość pracy zdalnej we własnych domach (100% pracowników administracji centralnej!), bez konieczności kontaktów bezpośrednich, co jest niezwykle istotne ze względu na zagrożenie epidemiczne. Nagła zmiana trybu pracy nie wpłynęła negatywnie na jakość zarządzania uczelnią. Co więcej, nowy tryb pracy pokazał wiele nowych możliwości systemu funkcjonującego w UŁ od 2014 r. Nie można w tym miejscu nie wspomnieć również o niezwykle istotnych aspektach behawioralnych obecnej sytuacji. Choć pracownicy UŁ nie mogą się na co dzień spotykać fizycznie, nie wpływa to na efektywność realizowanych przez nich procesów zarządczych. Uniwersytet Łódzki nie tylko zdał wewnętrzny egzamin z zarządzania kryzysowego, ale staje się on również prekursorem innowacji zarządczej dla innych jednostek. Realizuje w ten sposób jeden z trzech głównych elementów swojej misji (po nauce i dydaktyce) – oddziaływanie na otoczenie społeczno-gospodarcze. Dzięki KSI Uniwersytet Łódzki współtworzy obecną rzeczywistość i wyznacza standardy zarządcze ułatwiające innym organizacjom efektywne wykonywanie swojej działalności w tym trudnym czasie pandemii.
<div class="signature">

Jacek Kalinowski

</div>